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A importância de guardar documentos


 

A maioria das pessoas tem consciência que deverá guardar documentos, porém, muitas delas não sabem dizer quais deverão ser arquivados, por quanto tempo e por qual objetivo. Hoje, tentar-se-á esclarecer algumas dúvidas sobre estas situações.

Primeiro é preciso salientar que a forma de arquivamento, a organização empregada e a classificação por importância consubstanciam-se em uma tarefa um tanto quanto complexa, mas totalmente necessária para o sucesso da empreitada. Uma vez que, havendo alguma falha, essa poderá acarretar graves consequências jurídicas.

É através dos documentos que será possível conhecer e comprovar a história de pessoas jurídicas e físicas. Dessa forma, deve-se atentar para forma de manutenção e guarda dos documentos. Pode ser que, em primeira análise, os documentos não apresentem tanta importância, porém, diante de determinada situação jurídicas, mostre-se como única forma de comprovação a fim de resguardar determinado direito.

É de grande importância o arquivamento de contas que já foram efetivamente quitadas, uma vez que a ausência de comprovação de pagamento poderá acarretar em pagamento em duplicidade, adicionado de juros e multa.

Com a tecnologia hoje disponível a todos nós, uma opção bastante interessante é a forma de armazenamento dos comprovantes de pagamentos realizados via internet, no formato PDF. Com essa prática se está resguardando direitos e ainda contribuindo com a natureza. Nessa modalidade, poderão ser criadas as mais variadas pastas eletrônicas, o que possibilitará um arquivamento mais certeiro.

É necessário atentar para o fato que há vários prazos variados para o arquivamento dos documentos. Passa-se, agora, a exemplificar alguns prazos, a fim de se orientar sobre o prazo para manutenção dos documentos.

  • Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos.
  • Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).
  • Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
  • Seguro: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
  • Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos a, no mínimo, os 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação. Importante ressaltar que contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral, ou seja, qualquer reclamação ou ação judicial (do consumidor ao seguro ou do seguro ao consumidor) deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, o prazo é de cinco anos.
  • Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.
  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).
  • Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente).
  • Notas fiscais: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
  • Certificados de garantia: a guarda deve seguir a mesma regra das notas fiscais.
  • Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Trata-se de medida de suma importância para resguardar futuros direitos, uma vez que tais comprovantes constituem a maneira mais certeira de comprovar determinados fatos jurídicos, capazes de resolverem questões judiciais de forma bastante rápida.

 

Por Dra. Rita Pedroso Cunha (OAB 29.617)

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